Mahasiswa Program Studi Informatika Universitas PGRI Semarang (UPGRIS), berhasil mengembangkan Sistem Informasi Dokumen Manajemen Mutu Berbasis Web sebagai proyek unggulan selama masa Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP) Universitas BPD Semarang. Kegiatan magang ini berlangsung selama kurang lebih tiga bulan, mulai 27 Januari hingga 16 April 2026.
Sebelum sistem ini dikembangkan, pengelolaan dokumen mutu di LPMPP masih dilakukan secara konvensional. Dokumen-dokumen penting seperti laporan Audit Mutu Internal (AMI), laporan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), dan berbagai kebijakan mutu hanya tersimpan di komputer masing-masing staf atau dalam folder fisik yang tidak terorganisir. Kondisi ini kerap menyulitkan pencarian dokumen saat proses audit berlangsung, belum lagi tidak adanya sistem keamanan dan kontrol hak akses yang memadai untuk melindungi dokumen sensitif milik lembaga.
Melihat permasalahan tersebut secara langsung, Novi merancang dan membangun sistem informasi berbasis web menggunakan framework Laravel dan database MySQL. Sistem ini dilengkapi dua level pengguna yakni Admin dan Staff dengan hak akses yang berbeda. Fitur utamanya meliputi manajemen dokumen digital, sistem autentikasi pengguna, proteksi dokumen menggunakan enkripsi password, serta pencarian dan filter dokumen berdasarkan judul maupun kategori. Seluruh file juga disimpan di direktori privat sehingga tidak dapat diakses langsung oleh pihak yang tidak berwenang.
Tidak hanya membangun sistem, Novi juga terlibat langsung dalam proses pengujian bersama staf untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan pengguna. Masukan dari pengguna akhir menjadi bahan perbaikan yang diterapkan secara bertahap hingga sistem benar-benar siap digunakan. Proses ini menjadi pengalaman berharga bagi Novi dalam memahami bagaimana sebuah sistem informasi harus dirancang tidak hanya dari sisi teknis, tetapi juga dari sisi kemudahan penggunaan di lapangan.
Proses pembangunan sistem dilakukan secara menyeluruh, mulai dari analisis kebutuhan, perancangan tampilan dan alur sistem, implementasi kode program, hingga pengujian langsung bersama pengguna akhir. Hasilnya, sistem terbukti mampu menyediakan pengelolaan dokumen yang terpusat, aman, dan mudah diakses menjawab permasalahan nyata yang selama ini dihadapi oleh unit.
