Digitalisasi Sistem Administrasi Layanan Kepegawaian DSDM UNDIP:Upaya Berkelanjuttan Untuk Meningkatkan Efisiensi
Semarang, 20 Mei 2025 – Mitra:Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Diponegoro
Dengan adanya program Magang Industri Semester Genap Tahun Akademik 2024/2025, sebanyak empat mahasiswa Praktik Kerja Lapangan (PKL) dari Program Studi Informatika Universitas PGRI Semarang (UPGRIS) melaksanakan magang di Direktorat Sumber Daya Manusia (DSDM) Universitas Diponegoro (UNDIP). Keempat mahasiswa tersebut diantaranya Muhammad Hasan Fikri (22670046), Vina Auliya Nur Aini (22670015), Elvia Andriyani (22670027), dan Fadila Agustin (22670060). Selama pelaksanaan magang, mereka berhasil mengembangkan sistem layanan administrasi kepegawaian berbasis web yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pembuatan Surat Keputusan (SK) bagi pegawai tetap Universitas Diponegoro, termasuk pengajuan pensiun Batas Usia Pensiun (BUP) dan kenaikan pangkat pegawai tetap Non-ASN.
Sebelumnya, proses pembuatan Surat Keputusan (SK) di Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Diponegoro masih dilakukan secara manual, sehingga tidak hanya memerlukan waktu yang lama, tetapi juga rentan terhadap kesalahan pada saat pemrosesan. Prosedur manual ini menghambat kelancaran administrasi dan memperlambat penyelesaian dokumen. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, mahasiswa PKL merancang dan mengembangkan sistem berbasis web menggunakan framework Laravel, yang memungkinkan digitalisasi seluruh tahapan pembuatan SK, termasuk pengajuan, verifikasi, persetujuan, hingga penerbitan dokumen SK untuk kenaikan pangkat dan pensiun dengan ketentuan Batas Usia Pensiun (BUP). Dengan sistem ini, seluruh proses dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan transparan.
Program magang yang dilaksanakan dari 23 Januari hingga 16 April 2025 ini dibimbing oleh Ibu Dyka Santi Des Anditya,S.S.,M.Hum. Selaku mentor yang memberikan panduan teknis dan operasional dalam pengembangan sistem. Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan dapat memberikan solusi atas permasalahan yang ada, mempercepat proses administrasi, serta meminimalisir kesalahan dalam pengelolaan dokumen administrasi pegawai di lingkungan DSDM UNDIP.
Melalui digitalisasi ini, tidak hanya meningkatkan efisiensi proses kerja di lingkungan DSDM UNDIP, tetapi juga memberikan dampak positif terhadap kualitas pelayanan administrasi kepegawaian yang lebih cepat dan tepat waktu. Diharapkan, sistem baru ini menjadi langkah penting menuju sistem administrasi yang lebih modern dan efisien, serta berkontribusi pada peningkatan kualitas manajemen sumber daya manusia di lingkungan universitas. Bagi para mahasiswa yang mengikuti kegiatan magang ini, pengalaman yang diperoleh sangat berarti dalam pengembangan kemampuan di dunia kerja. Mereka terlibat langsung dalam proses perancangan dan pembangunan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mendukung layanan administrasi kepegawaian. Selain meningkatkan keterampilan dalam pemrograman dan desain antarmuka, mahasiswa juga belajar memahami proses kerja di lingkungan instansi, mulai dari proses administrasi hingga pentingnya ketepatan data dalam pengelolaan dokumen resmi. Selama magang, mereka juga diasah dalam bekerja sama sebagai tim, menyelesaikan permasalahan nyata, dan menyesuaikan diri dengan standar kerja profesional. Pengalaman ini menjadi bekal penting untuk mendukung kesiapan mereka dalam memasuki dunia kerja setelah menyelesaikan pendidikan.
Dokumentasi Kegiatan
